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Votre salariée vient travailler en voiture : que rembourser ?

frais-transport-cesuVotre salarié CESU à domicile vient chez vous en voiture et vous souhaitez lui rembourser une partie de ses frais d’essence et d’assurance automobile ?
C’est possible, à condition qu’il réponde aux critères ci-dessous…

A noter : si vous remboursez des frais de transport en voiture, vous ne pouvez pas en plus rembourser des frais de transports en commun CESU.

Quelles sont les conditions de remboursement de ces frais de transport domicile-travail en voiture ?

Les salariés éligibles sont ceux :

  • dont le domicile ou le lieu de travail (votre domicile) est situé en dehors de la région Ile-de-France ET d’un périmètre de transports urbains,
  • OU lorsque l’utilisation d’un véhicule personnel est rendue indispensable soit parce que le trajet entre son domicile et votre domicile n’est pas desservi par les transports en commun, soit en raison d’horaires particuliers de travail (travail de nuit, horaires décalés, …) …

Combien pouvez-vous rembourser à votre salarié CESU pour ces frais ?

Si votre salarié travaille 17,5 h ou plus par semaine, vous pouvez verser jusqu’à 200 € par an à condition que ce montant correspondent à des frais de carburant réellement engagés.

Si votre salarié travaille moins de 17,5 h hebdomadaires, vous pouvez lui verser un montant en proportion du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps de 17,5 h par semaine.

Exemple : votre aide ménagère travaille 10 h par semaine.
Vous pouvez lui rembourser ses frais d’essence à hauteur de 10/17,5ème de 200 € soit 114 € par an (soit environ 10 € par mois).

Ce remboursement est-il soumis à impôts et charges ?

Ce remboursement des frais de carburant est exonéré de cotisations sociales dans la limite des 200 € par an (ou de la proportion des 200 € suivant son temps de travail) et par salarié (et à condition que les frais réellement engagés par le salarié dépassent cette limite).

Il est donc inutile de le déclarer au CESU.

Depuis peu ces montants bénéficient au même titre que le salaire et les charges sociales du crédit d’impôt Emploi d’un salarié à domicile.

Pour votre salarié, ce remboursement est exonéré d’impôt sur le revenu dans la limite des 200 € (ou de la proportion des 200 € suivant son temps de travail).

Quels éléments justificatifs demander pour ce remboursement ?

Pour pouvoir justifier de l’exonération de charges sur ces montants, vous devez :

  • réclamer et conserver une copie de la carte grise du véhicule
  • signaler à votre salarié (dans son contrat par exemple), si possible par écrit que :
    • tout changement de véhicule ou de domicile devra vous être indiqué par écrit.
    • il devra vous prévenir si le montant des frais engagés sur l’année pour son véhicule est inférieur au montant que vous lui avez versé.
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