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Les 3 bonnes raisons de faire ses propres fiches de paye

Les 3 bonnes raisons de faire ses propres fiches de payeFaire ses propres fiches de paye ?

Mais pour quoi faire ?

Après tout, le CESU (Chèque Emploi Service Universel) envoie à votre salarié à domicile une « attestation » de salaire, « valant bulletin de paie » et cela vous épargne la « corvée » d’établir tous les mois un bulletin de paie.

Pourtant, il est très utile d’établir vos propres fiches de paie !

En voici les 3 raisons :

Raison n°1 : Pour vous simplifier la vie et gagner du temps

… au quotidien

Avec une fiche de paie bien faite, plus besoin de calculer chaque mois ce que vous devez verser à votre salarié(e) CESU et ce que vous devez déclarer à l’URSSAF. Vous indiquez simplement le nombre d’heures travaillé dans le mois (ou le nombre d’heures mensualisé rémunéré) et tout se calcule automatiquement.

Faire votre propre fiche de paie vous fait ainsi économiser du temps !

… tous les ans

Faire votre propre fiche de paie vous permet de garder une trace d’un certain nombre d’informations utiles, qui ne figurant pas sur les attestations de salaire CESU

  • Le détail de la rémunération, en différenciant notamment les primes exceptionnelles du salaire habituel
  • Les dates de congés payés pris
  • Le montant de la prise en charge des frais de transport publics ou des frais de transports personnels
  • Les absences de votre salarié(e) CESU, et leur motif (maladie, maternité, etc.)
  • Vos propres absences
  • etc

Ces informations vous seront très utiles, notamment chaque année au moment de votre déclaration d’impôts, car une partie de ces montants doit être ajoutée ou retranchée de votre déclaration d’impôts sur le revenu.

… en fin de contrat CESU

Mars 2019 : vous venez de licencier votre aide ménagère. Vous devez calculer son solde de tout compte. Vous prenez votre courage à deux mains et réimprimez toutes les attestations de salaire CESU depuis le début du contrat soit … 42 attestations.
Puis vous ressaisissez dans un tableur tous les salaires bruts pour calculer ce que vous lui devez :

  • Les jours de fractionnement… Est ce que vous lui en devez ? Quand a t’elle pris ses congés déjà ? Son salaire n’était visiblement pas complet en Juin 2018 mais à cause de quoi ? A t’elle pris des congés ou bien était elle malade ?
  • les indemnités de licenciement : 1/4 de mois de salaire par année d’ancienneté… « Hum OK mais c’est quoi son ancienneté ? Elle a été malade au moins 4 fois en 2017, comment je calcule ça moi ? Et un mois de salaire ça fait quoi ? Ah il faut comparer le salaire des 3 derniers mois et des 12 derniers mois ? Allez je plonge dans les attestations CESU, je fais les calculs et je trouve mes chiffres… »

Une fois les montants bruts calculés, vous calculez le … net à payer ! Oui mais comment ? En commençant par convertir le montant brut en heures, puis en mettant ce nombre d’heures dans le simulateur CESU (Chèque emploi service universel), etc …

Puis pour l’attestation Pôle Emploi, vous devez aller rechercher sur chaque attestation de salaire des 12 derniers mois le montant du « précompte Pole emploi », du brut, du net, retrouver une explication pour les variations de salaire, etc …

Avec une fiche de paie, deux formules dans votre tableur et vous savez ce que vous devez à votre salarié à domicile pour son solde de tout compte et pour remplir son attestation Pôle emploi.

 

Les 9 bonnes raisons de faire ses propres fiches de paye

Raison n°2 : Pour vous protéger en tant qu’employeur

… en gardant une trace des montants versés sur les fiches de paie du salarié(e) à domicile

Vous remboursez à votre salarié à domicile une partie du montant de son titre de transport … comme la loi l’exige.
Vous déduisez le montant des repas que vous lui fournissez de son salaire net… comme la loi l’exige.

Mais quel montant allez-vous déclarer sur le site CESU (Chèque Emploi Service Universel) ? Le montant du salaire net avant ajout ou déduction de ces montants bien sûr, car ils ne sont pas soumis à charges sociales (ou au contraire le sont comme le montant des repas).

Problème :

  • Vous n’avez aucune preuve à part le talon de votre chéquier que vous avez bien versé ces montants 
  • Votre salarié à domicile se demande pourquoi le montant payé ne correspond pas au montant indiqué sur l’attestation de salaire CESU.

Autre cas : vous versez une prime exceptionnelle à votre employé de maison pour Noël ou les vacances.
Sur la déclaration au Chèque Emploi Service (CESU), vous êtes contraints de convertir cette prime en « heures de travail ». Comment distinguer cela du reste du salaire ?

Avec une fiche de paie, plus de problème : les détails du salaire brut, net, net à payer, net imposable y figurent en toutes lettres !

Faire votre propre fiche de paie à votre salarié(e) CESU vous permet de prouver que vous avez bien versé à votre salarié et à l’URSSAF tout ce qui était dû !

… et ce pendant plusieurs années car votre salarié(e) dispose légalement de 3 ans pour vous demander des explications …

Imaginez : en 2020, 2 ans après votre fin de contrat, une personne mal renseignée glisse à l’oreille de votre employée de maison que vous ne l’avez pas assez payée pendant les 6 années qu’a duré votre contrat… Indignée à l’idée que vous l’avez lésé, elle vous réclame des explications.

Mais vous même ne vous rappelez plus trop pourquoi vous l’avez payée moins en Mai 2017 (absence pour maladie) ou pourquoi son salaire a augmenté en janvier 2018 (augmentation du SMIC).
Toutes ces informations figurent sur les bulletins de paie. Vous pouvez ainsi, même 3 ans après, donner des explications claires à votre salarié à domicile.  

Raison n°3 : Pour établir une relation sereine avec votre salarié à domicile et être clair dans vos communications

… en tenant un décompte précis des jours de congés pris, acquis, etc sur la fiche de paie de votre salarié(e) CESU

Votre aide ménagère souhaite discuter avec vous des congés de cet été. Elle voudrait que vous lui accordiez 4 semaines pour aller voir sa famille à l’étranger mais elle ne se rappelle plus de combien de jours de congés payés elle dispose …  vous non plus d’ailleurs !

Vous essayez mentalement de reconstituer l’année écoulée : voyons, vous êtes partis 1 semaine à la Toussaint… ou était ce 10 jours ? Non non c’était bien une semaine. Ah oui mais il y avait un jour férié au milieu des vacances, non ? C’était quoi déjà les dates des vacances scolaires ?

Sur un bulletin de paie, non seulement vous indiquez les dates des congés payés pris, mais vous pouvez également compter les congés payés acquis, en cours d’acquisition, etc …

… mais aussi de toutes les informations utiles.

Vous pouvez également indiquer sur votre fiche de paie les dates des prochains congés, des jours fériés chômés, etc …
Grâce à cela, votre salarié à domicile saura toujours où il en est, et pourra organiser sa vie en fonction.

Vous pouvez également expliquer clairement le calcul des déductions pour absence de votre aide à domicile (en cas de maladie ou de congés pour convenance personnelle, par exemple), indiquer les primes exceptionnelles, les augmentations de salaire, …

Et pour renforcer la relation avec votre salarié(e) CESU lui souhaiter un joyeux Noël ou un bon anniversaire !

Faire vos propres bulletins de salaire permet de renforcer la clarté de la communication avec votre salarié CESU.

Les 9 bonnes raisons de faire ses propres fiches de paye

Comment établir vos propres fiches de paie pour votre salarié(e) CESU ? Vous avez pour cela deux solutions :

  • utilisez un modèle de fiche de paie salarié(e) CESU comme celui de Particulier employeur Zen, sur tableur
  • ou imprimez les fiches de paie fournies par le CESU et y rajouter toutes les informations manquantes manuellement (mais dans ce cas pas de calcul automatique du solde de tout compte ou du montant à déclarer aux impôts).