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Remplir sa déclaration CESU en 6 étapes simples

Déclaration CESUVous employez un salarié à domicile depuis peu et vous vous apprêtez pour la 1ère fois à faire une déclaration CESU de ses salaires. Ou bien vous faites une déclaration CESU  Comment faire ?

Y-a-t-il une date limite pour la déclaration CESU ?

Aucun délai de déclaration n’est fixé mais il faut avoir versé son salaire à votre salarié à domicile avant de faire la déclaration.

Il ne faut par ailleurs pas trop tarder après la fin du mois à faire cette déclaration CESU, afin que votre salariée bénéficie de la protection sociale à laquelle elle a droit.

Comment remplir la déclaration de votre salarié(e) au CESU (chèque emploi service universel) ?

Pour remplir votre déclaration CESU, tout d’abord, rendez-vous sur le site du CESU puis connectez-vous à votre compte grâce au formulaire de connexion présent en haut de page

Ou créez votre compte si vous n’êtes pas encore inscrit.

Une fois connecté, vous arrivez sur votre tableau de bord. Cliquez sur l’icône Déclarer

Vous êtes à présent sur le formulaire de déclaration CESU. Voici comment le remplir !

Petite astuce : si votre déclaration est similaire ou proche de celle du mois précédent, cliquez sur l’icône Recopier, qui vous fera gagner du temps !

1) Salarié

Si vous avez plusieurs salariés, vérifiez que c’est bien le salarié dont vous faites la déclaration qui figure dans ce menu.

Si vous avez embauché un nouveau salarié, sélectionnez « Enregistrer un nouveau salarié » dans le menu déroulant Salarié

2) Période d’emploi

Par défaut, la totalité du mois est indiquée (ex : Octobre 2017).

Si le mois n’a pas été complètement travaillé, et donc pas complètement rémunéré :

  • du fait d’une absence de la salariée, par exemple si votre salariée CESU est malade,
  • ou du fait de votre absence (uniquement dans le cadre de congés supplémentaires non rémunérés PREVUS au contrat de travail CESU !),
  • ou encore s’il s’agit du 1er ou du dernier mois de travail

vous devez cliquer sur l’icône Calendrier  afin d’ajuster la période d’emploi

Exemple : vous avez embauché un salarié CESU le 18/11. Cliquez sur l’icône calendrier et indiquez une période d’emploi du 18/11 au 30/11

3) Heures effectuées

Il faut indiquer un nombre d’heures entier, le site du chèque emploi service (CESU) n’autorise pas les nombres à virgule.

Si le nombre d’heures travaillé mensualisé n’est pas un nombre entier, indiquez le nombre entier le plus proche et « régularisez » régulièrement.

Ex : votre aide à domicile travaille 38,5 h par mois. Indiquez 38 h un mois, puis 39 h le mois suivant.

Si votre salariée a été en congés, et que vous payez les congés par maintien de salaire, n’indiquez dans cette case que les heures de travail EFFECTIVES, pas les heures payées au titre des congés

4) Salaire horaire net

C’est le salaire horaire net rémunéré.

 

5) Compléments de salaire

Cette rubrique vous concerne si vous souhaitez déclarer :

  • des heures supplémentaires
  • une prime exceptionnelle
  • des frais de transport
  • des indemnités kilométriques
  • une indemnité de licenciement si vous avez licencié la salariée CESU
  • ou une indemnité de départ volontaire en retraite

Vous pouvez être concernés par plusieurs de ces rubriques. Dans ce cas sélectionnez le 1er élément vous concernant, la case apparaîtra dans votre déclaration, puis le 2e élément et ainsi de suite

Avez-vous des heures supplémentaires à déclarer ?

Si votre salarié travaille plus de 40 h par semaine, c’est le cas.

A noter : si votre salarié a exceptionnellement travaillé plus de 40h, vous ne devez pas déclarer les heures au-dessus de 40 h comme des « heures supplémentaires ». Dans ce cas multipliez le nombre d’heures au dessus de 40 h par 1,25 et ajoutez-les au nombre d’heures déclarées dans le mois.

Si vous avez des heures supplémentaires à déclarer, vous devez ensuite remplir les cases ci-dessous :

  • Nombre d’heures supplémentaires à 25 %

C’est le nombre d’heures travaillées au delà de 40 h hebdomadaires.
Ici aussi vous devez mettre un nombre entier. Si vous n’avez pas un nombre rond d’heures supplémentaires, suivez le conseil ci-dessus.

  • Nombre d’heures supplémentaires à 50 %

C’est le nombre d’heures travaillées au delà de 48 h hebdomadaires.
Ici aussi vous devez indiquer un nombre entier (arrondissez à l’entier le plus proche).

Remboursez-vous des frais de transport à votre salarié(e) CESU ?

Si votre salariée vient travailler en utilisant les transports en commun, vous devez OBLIGATOIREMENT lui rembourser 50% de son titre de transport mensuel ou annuel.

Si elle vient à votre domicile en voiture, vous pouvez, si vous le souhaitez, lui rembourser une partie de ses frais de transport.

Dans les deux cas, ce montant est à déclarer dans cette case.

Et des indemnités kilométriques ?

Si votre salariée utilise son véhicule personnel DANS LE CADRE DE SON TRAVAIL (ex : garde d’enfants qui emmène les enfants à leurs activités, aide à domicile qui fait les courses pour son employeur, etc), vous devez lui verser des indemnités kilométriques selon un barème établi. Dcélarez les dans la case Indemnités kilométriques

En fin de contrat, déclarez les indemnités de rupture

Si vous avez licencié votre salarié(e) CESU, ou si il/elle est parti(e) en retraite volontairement, déclarez ses indemnités de rupture dans cette case.

6) Vérifiez enfin le total net payé

Le total net payé en bas de page est pré-calculé en fonction du nombre d’heures déclaré au CESU et du salaire horaire net.

SOYEZ PRUDENTS : il n’est pas forcément correct, notamment si le nombre d’heures travaillé n’est pas un nombre rond. Vérifiez bien ce chiffre avant de valider votre déclaration CESU

Enfin n’oubliez pas de valider votre déclaration mensuelle

Un cas particulier : le paiement des congés par maintien de salaire

Si vous avez choisi de payer les congés de votre salarié(e) CESU par maintien de salaire (s’il travaille plus de 32 h mensuelles), vous avez un menu complémentaire dans votre déclaration : le menu Congés payés

Dans ce menu vous devez indiquez les dates des congés pris dans le mois.

Le nombre de jours se remplira automatiquement.
ATTENTION : le nombre de jours est obligatoirement en jours OUVRABLES (c’est à dire que tous les jours de la semaine comptent, sauf dimanches et jours fériés. Le samedi compte donc, une semaine de congés payés vaut 6 jours ouvrables).

Si plusieurs périodes de congés (séparées par des jours de travail) ont été prises dans le mois, cliquez sur l’icône + pour les indiquer.

Enfin indiquez le nombre d’heures que représentent ces congés.
Pour le calculer, voici la formule : nombre de jours OUVRABLES de congés pris / 6 x horaire hebdomadaire habituel

Exemple : votre salariée a pris 9 jours ouvrables de congés, et travaille habituellement 30 h hebdomadaires. Le nombre d’heures rémunéré au titre des congés est donc de 9/6 x 30 h = 45 h